Tietosuojaseloste Puheklinikka NET Oy

Rekisterinpitäjä Puheklinikka NET Oy
Yhteystiedot Käsityöläiskatu 4a, 20100 Turku
Rekisteriasioista vastaava henkilö

Toimitusjohtaja Nana Lehtinen

nana.lehtinen@puheklinikka.net
Rekisterin nimi Potilas- ja asiakastietorekisteri
Rekisterin käyttötarkoitus i

Rekisterin tarkoituksena on turvatusti arkistoida ja säilyttää Puheklinikka NET Oy:n toiminnan kannalta merkittävät seikat (puheterapia-asiakassuhteen hoito; suunnittelu, toteutus, seuranta, laskutus) potilaskohtaisesti.

Potilaiden henkilötietojen kerääminen ja tallentaminen toteutetaan lääkinnällisen kuntoutuksen toteuttamisen kannalta tarkoituksenmukaisesti. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on turvata laadukas ja tarkoituksenmukainen terapiakokonaisuus huomioiden potilaan kokonaistilanne.
Rekisterin tietosisältö Puheterapia-asiakkaista kerätään seuraavia tietoja: yhteystiedot, henkilötiedot, maksusitoumuksiin liittyvät tiedot, muista hoitolaitoksista toimitetut potilaskertomustiedot, hoitokäyntimerkinnät, lausunnot, asiakkaan hoitoa koskevat muut oleelliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet Puheklinikka NET Oy noudattaa toiminnassaan terveydenhuollossa toteutettavia asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä määrittäviä voimassaolevia lakeja ja asetuksia. Puheklinikka NET Oy käsittelee toiminnassaan henkilötietoja puheterapia-asiakassuhteen muodostaman oikeutetun edun perusteella terapiasopimuksen täytäntöön panemiseksi. Oikeutettu etu muodostuu puheterapia-asiakkuuden perustella. Kun suostumus on lain mukaan pyydettävä esimerkiksi potilastietojen luovutuksen mahdollistamiseksi, käsitellään tietoja suostumuksen perusteella. Kun henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen (esimerkiksi tallennettaessa tietoja potilasrekisteriin tai siirrettäessä tietoja viranomaisille) noudatetaan näitä velvoitteita. Velvoitteet voivat perustua muun muassa lakiin potilaan asemasta ja oikeuksista sekä lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä.
Säännönmukaiset tietolähteet

Hoitovastuussa oleva julkisen terveydenhuollon taho tai muu lähettävä terveydenhuollon taho. Tiedonhankinta perustuu aina terveydenhuollon sopimuksiin ja potilas-asiakkaan antamaan kirjalliseen lupaan.

Potilas-asiakkaat itse.
Henkilötietojen säilyttäminen Henkilötietojen säilyttämisessä noudatetaan potilasasiakirja-asetuksessa määriteltyjä tiedon säilyttämisaikoja- ja tapoja sekä ohjetta tiedon hävittämisestä. Nämä on kirjattu näkyville Puheklinikan toimintaa määrittävään laatukäsikirjaan.
Rekisteritietojen säännönmukainen luovutus

Puheklinikalla toteutuneen hoitojakson hoitopalaute toimitetaan terveydenhuollon sopimusten mukaisesti hoidosta vastaavalle julkisen terveydenhuollon taholle (esim. VSSHP) sekä maksusitoumuksella toteutettavan terapian osalta terapian kustannukset korvaavalle taholle (esim. Kela).

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Laskutuksen toteutumisen vuoksi välttämättömien tietojen osalta tietoja voidaan käsitellä EU:n tai ETAn ulkopuolella. Laskutustietojen välittäminen toteutetaan yrityksen sisäisesti ja riittävä tietosuojan taso varmistetaan noudattamalla komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita sekä yrityksen potilas-ja asiakastietorekisterin käsittelyyn laadittuja ohjeita pohjautuen terveydenhuollon lakeihin, asetuksiin ja säädöksiin.
Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietosuoja-asetuksen 32 artiklan 1 kohdan mukaisiet teknisiset ja organisatoriset turvatoimet:

Puheklinikka NET Oy toteuttaa rekisterin ylläpidon hyödyntämällä Diarium-potilastietojärjestelmää (www.diarium.fi, Tuotteen omistaja: Nordhealth Finland Oy) .

Henkilötietojen pseudonymisointi ja salaus

Diarium-potilastietojärjestelmän toimintaympäristösssä potilastiedot säilytetään salakirjoitetussa muodossa. Salakirjoitusavaimet säilytetään erillisessä palvelinympäristössä.

Kyky taata käsittelyjärjestelmien ja palveluiden jatkuva luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus

Tiedot tallennetaan sähköisesti Diarium potilastietojärjestelmään jossa ne säilytetään salakirjoitetussa muodossa. Diarium on verkkopohjainen järjestelmä, jossa tiedot säilytetään reaaliajassa. Vikatilanteita varten palveluntarjoalla on erikseen määritelty rapid response group, joka seuraa järjestelmän ja palvelimien toimintaa.

Diarium tietokantaan tallennettuihin tietoihin on pääsy vain Puheklinikka NET Oy:n palveluksessa olevilla puheterapeuteilla jotka kirjautuvat järjestelmään henkilökohtaisella salasanoin suojatulla tietokoneella.

Kyky palauttaa nopeasti tietojen saatavuus ja pääsy tietoihin fyysisen tai teknisen vian sattuessa

Diarium tietokantaan tallennetut tiedot varmuuskopioidaan säännölllisin väliajoin. Tarvittaessa tiedot on mahdollista palauttaa näistä varmuuskopioista.

Menettely, jolla testataan, tutkitaan ja arvioidaan säännöllisesti teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden tehokkuutta tietojenkäsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi

Puheklinikka NET Oy:n toimintamallit tietojenkäsittelyn turvallisuuden varmentamiseksi tarkistetaan, arvioidaan ja päivitetään joka toinen vuosi. Diarium potilastietojärjestelmän osalta toimija seuraa potilastietojärjestelmän ja palvelimien toimintaa säännöllisesti sekä varmentaa toimintamallejaan ulkoisten auditointien tuella.
Rekisteröidyn informointi Rekisteröityä informoidaan henkilötietolain soveltamisesta hoitosuhteen syntyessä kirjallisesti terapiasopimuksen kirjoittamisen yhteydessä.
Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
Tiedon korjaaminen Rekisteröity voi pyytää tiedon korjaamista. Rekisterinpitäjä korjaa virheelliset tiedot tai täydentää puutteelliset tiedot. Rekisteröity voi esittää tiedon korjaamista koskevan pyynnön Rekisterinpitäjänä toimivan yrityksen toimitusjohtajalle, yhteystiedot yllä. Rekisterinpitäjä käsittelee pyynnön viipymättä.
Rekisteritietojen poistaminen ja siirtäminen Rekisteröidyllä on oikeus peruttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn ja pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot itselleen.
Tietoturvaloukkaus Mahdollisen tietoturvaloukkauksen sattuessa henkilötietojen käsittelijä ilmoittaa loukkauksesta rekisterinpitäjälle viipymättä. Rekisterinpitäjä ilmoittaa loukkauksesta rekisteröidylle ja toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle viipymättä.